Manajemen proyek rekayasa

https://video.wixstatic.com/video/11062b_9ddaa6338cd14259834dce09a9cb27ba/1080p/mp4/file.mp4

Proyek

Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik. Sifat sementara proyek menunjukkan bahwa proyek memiliki awal dan akhir yang pasti. Akhir tercapai ketika tujuan proyek telah tercapai atau ketika proyek dihentikan karena tujuannya tidak akan atau tidak dapat tercapai, atau ketika kebutuhan proyek tidak ada lagi. Setiap proyek menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik. Misalnya, gedung perkantoran dapat dibangun dengan bahan yang sama dan oleh tim yang sama atau berbeda. Namun, setiap proyek bangunan tetap unik dengan lokasi yang berbeda, desain yang berbeda, keadaan dan situasi yang berbeda, pemangku kepentingan yang berbeda, dan sebagainya. Sebuah proyek dapat melibatkan satu individu atau beberapa individu, satu unit organisasi, atau beberapa unit organisasi dari beberapa organisasi.

Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Manajemen proyek dicapai melalui aplikasi yang sesuai dan integrasi dari 47 proses manajemen proyek yang dikategorikan ke dalam lima Grup Proses, yaitu:

• Memulai,

• Perencanaan,

• Mengeksekusi,

• Pemantauan dan Pengendalian,

• Penutupan.

Mengelola proyek biasanya mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

• Mengidentifikasi persyaratan;

• Memenuhi berbagai kebutuhan, perhatian, dan harapan para pemangku kepentingan dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek;

• Membentuk, memelihara, dan melaksanakan komunikasi antar pemangku kepentingan yang bersifat aktif, efektif, dan kolaboratif;

• Mengelola pemangku kepentingan untuk memenuhi persyaratan proyek dan menciptakan hasil proyek;

• Menyeimbangkan kendala proyek yang bersaing, yang meliputi, tetapi tidak terbatas pada: Cakupan, Kualitas, Jadwalkan, Anggaran, Sumber Daya, dan Risiko.

Peran Manajer Proyek

Manajer proyek adalah orang yang ditugaskan oleh organisasi pelaksana untuk memimpin tim yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek. Biasanya manajer fungsional difokuskan pada penyediaan pengawasan manajemen untuk fungsional atau unit bisnis, dan manajer operasi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa operasi bisnis efisien. Bergantung pada struktur organisasi, manajer proyek dapat melapor kepada manajer fungsional. Manajer proyek juga bekerja erat dan bekerja sama dengan peran lain, seperti analis bisnis, manajer jaminan kualitas, dan ahli di bidangnya.

Proyek, Program, dan Portofolio

Dalam membentuk manajemen proyek rekayasa terdapat beberapa komponen yang saling berhubungan, yaitu portofolio, program, dan proyek. Portofolio mengacu pada kumpulan proyek, program, subportofolio, dan operasi yang dikelola untuk mencapai tujuan strategis. Program mengacu pada kumpulan subprogram, proyek, atau pekerjaan lain yang dikelola untuk mendukung portofolio. Sedangkan proyek dianggap sebagai bagian dari portofolio. Meskipun proyek atau program dalam portofolio mungkin tidak selalu saling bergantung atau terkait langsung, mereka terkait dengan rencana strategis organisasi melalui portofolio organisasi.

Portofolio, program, dan manajemen proyek juga berhubungan dengan manajemen proyek organisasi (OPM). OPM adalah kerangka kerja pelaksanaan strategi yang memanfaatkan manajemen proyek, program, dan portofolio serta praktik yang memungkinkan organisasi untuk secara konsisten dan dapat diprediksi menyampaikan strategi organisasi yang menghasilkan kinerja yang lebih baik, hasil yang lebih baik, dan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

Project Management Concept (PMBOK’s Knowledge Area)

• Project Integration Management

Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses dan aktivitas untuk mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam Grup Proses Manajemen Proyek. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Develop Project Charter: Proses pengembangan dokumen yang secara resmi mengesahkan keberadaan proyek.

2. Develop Project Management Plan: Proses menentukan, mempersiapkan, dan mengkoordinasikan semua manajemen proyek.

3. Direct and Manage Project Work: Proses memimpin dan melaksanakan pekerjaandalam rencana manajemen proyek

4. Monitor and Control Project Work: Proses melacak, meninjau, dan melaporkan kemajuan proyek.

5. Perform Integrated Change Control: Proses meninjau semua permintaan perubahan; menyetujui perubahan dan mengelola perubahan pada rencana manajemen proyek.

6. Close Project or Phase: Proses menyelesaikan semua aktivitas di semua Grup Proses Manajemen Proyek.

• Project Scope Management

Manajemen Lingkup Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Scope Management: Proses membuat rencana bagaimana lingkup proyek akan didefinisikan, divalidasi, dan dikendalikan.

2. Collect Requirements: Proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan dan persyaratan pemangku kepentingan.

3. Define Scope: Proses mengembangkan deskripsi rinci dari proyek dan produk.

4. Create WBS: Proses pengelompokan hasil proyek dan pekerjaan proyek menjadi komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

5. Validate Scope: Proses meresmikan penerimaan kiriman proyek yang telah diselesaikan.

6. Control Scope: Proses pemantauan status proyek dan cakupan produk dan mengelola perubahan pada dasar ruang lingkup.

Dalam konteks proyek, istilah ruang lingkup dapat merujuk pada:

• Product scope: Fitur dan fungsi yang menjadi ciri produk, layanan, atau hasil

• Project scope: Pekerjaan yang dilakukan untuk memberikan produk, layanan, atau hasil dengan fitur dan fungsi yang ditentukan.

• Project Time Management

Manajemen Waktu Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek tepat waktu. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Schedule Management: Proses penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek.

2. Define Activities: Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan tindakan spesifik yang akan dilakukan untuk menghasilkan proyek.

3. Sequence Activities: Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara kegiatan proyek.

4. Estimate Activity Resources: Proses memperkirakan jenis, jumlah material, sumber daya manusia, peralatan, atau persediaan yang diperlukan untuk melakukan setiap aktivitas.

5. Estimate Activity Durations: Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan dengan sumber daya yang diperkirakan.

6. Develop Schedule: Proses menganalisis urutan aktivitas, durasi, kebutuhan sumber daya, dan batasan jadwal untuk membuat model jadwal proyek.

7. Control Schedule: Proses pemantauan status kegiatan proyek untuk memperbarui kemajuan proyek.

• Project Cost Management

Manajemen Biaya Proyek mencakup proses yang terlibat dalam perencanaan, perkiraan, penganggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam anggaran yang disetujui. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Cost Management: Proses yang menetapkan perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.

2. Estimate Costs: Proses mengembangkan perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.

3. Determine Budget: Proses agregasi perkiraan biaya kegiatanuntuk menetapkan dasar biaya resmi.

4. Control Costs: Proses pemantauan status proyek untuk memperbarui dan mengelola perubahan pada baseline biaya.

• Project Quality Management

Manajemen Kualitas Proyek mencakup proses dan kegiatan organisasi pelaksana yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Manajemen Kualitas Proyek bekerja untuk memastikan bahwa persyaratan proyek, termasuk persyaratan produk, dipenuhi dan divalidasi. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Quality Management: Proses mengidentifikasi persyaratan kualitas dan / atau standar untuk proyek.

2. Perform Quality Assurance: Proses mengaudit persyaratan mutu dan hasil dari pengukuran kendali mutu untuk memastikan bahwa standar mutu sudah tepat.

3. Control Quality: Proses pemantauan dan pencatatan hasil dari pelaksanaan aktivitas kualitas untuk menilai kinerja dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan.

• Project Human Resource Management

Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek mencakup proses yang mengatur, mengelola, dan memimpin tim proyek. Disini keterlibatan semua anggota tim dalam perencanaan proyek dan pengambilan keputusan sangat bermanfaat. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Human Resource Management: Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan membuat rencana manajemen kepegawaian.

2. Acquire Project Team: Proses memastikan ketersediaan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.

3. Develop Project Team: Proses peningkatan kompetensi, interaksi anggota tim, dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek.

4. Manage Project Team: Proses melihat kinerja anggota tim dan mengelola perubahan untuk mengoptimalkan kinerja proyek.

• Project Communications Management

Manajemen Komunikasi Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, pengelolaan, pengendalian, pemantauan, dan disposisi akhir informasi proyek yang tepat waktu dan tepat. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Communications Management: Proses mengembangkan pendekatan dan rencana yang tepat untuk komunikasi proyek.

2. Manage Communications: Proses pembuatan, pengumpulan, pendistribusian, penyimpanan, dan pengambilan informasi proyek sesuai dengan rencana manajemen komunikasi.

3. Control Communications: Proses pemantauan dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus hidup proyek.

• Project Risk Management

Manajemen Risiko Proyek meliputi proses pelaksanaan perencanaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan respons, dan pengendalian risiko pada suatu proyek. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Risk Management: Proses menentukan bagaimana melakukan kegiatan manajemen risiko untuk sebuah proyek.

2. Identify Risks: Proses menentukan risiko mana yang dapat memengaruhi proyek.

3. Perform Qualitative Risk Analysis: Proses memprioritaskan risiko dengan menilai dan menggabungkan kemungkinan terjadinya dan dampaknya.

4. Perform Quantitative Risk Analysis: Proses menganalisis secara numerik pengaruh risiko yang teridentifikasi pada tujuan proyek secara keseluruhan.

5. Plan Risk Responses: Proses mengembangkan tindakan untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek.

6. Control Risks: Proses penerapan rencana respons risiko, pelacakan risiko yang teridentifikasi, dan evaluasi efektivitas proses risiko di seluruh proyek.

• Project Procurement Management

Manajemen Pengadaan Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, layanan, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Plan Procurement Management: Proses mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek, menentukan pendekatan, dan mengidentifikasi penjual potensial.

2. Conduct Procurements: Proses mendapatkan tanggapan penjual, memilih penjual, dan memberikan kontrak.

3. Control Procurements: Proses pengelolaan hubungan pengadaan, kontrak pemantauan kinerja, dan membuat perubahan dan koreksi yang sesuai.

4. Close Procurements: Proses menyelesaikan setiap pengadaan proyek.

• Project Stakeholder Management

Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat berdampak atau terkena dampak proyek, untuk menganalisis harapan pemangku kepentingan dan dampaknya pada proyek. Gambaran umumnya, yaitu:

1. Identify Stakeholders: Proses mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat berdampak atau dipengaruhi oleh keputusan, kegiatan, atau hasil proyek.

2. Plan Stakeholder Management: Proses mengembangkan strategi pengelolaan yang tepat untuk melibatkan pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek.

3. Manage Stakeholder Engagement: Proses berkomunikasi dan bekerja dengan pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan / harapan mereka sepanjang siklus hidup proyek.

4. Control Stakeholder Engagement: Proses pemantauan hubungan pemangku kepentingan proyek secara keseluruhan dengan menyesuaikan strategi dan rencana.

Dalam membangun sebuah proyek, penerapan ilmu Manajemen Proyek Rekayasa adalah hal yang tepat untuk dilakukan, karena kemampuan manajer proyek serta tim yang bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mengelola jalannya sebuah proyek sangat diperlukan agar proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memenuhi tujuan utama proyek. Penerapan ilmu Manajemen Proyek Rekayasa ini dapat kita lihat contohnya pada proyek tender. Project Management Concept (PMBOK’s Knowledge Area) sangat membantu pengerjaan proyek seperti tender ini menjadi semakin tertata.

image source : www. google. co.id

Tulisan ini dibuat oleh Eva Daoni (21S18057) untuk memenuhi tugas proyek mata kuliah Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management) dengan dosen pengampu Niko Saripson P. Simamora, S.T.,MAB pada perkuliahan semester 6 di Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Del.

Reference:

A Guide to The Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®Guide). Fifth Edition, Project Management Institue. 2013.